Bisnis.com, JAKARTA - Surat dinas merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang sangat umum dalam dunia bisnis dan administrasi pemerintahan. Berbeda dengan surat pribadi yang lebih bersifat informal, surat dinas memiliki ciri khas yang menegaskan sifatnya yang resmi dan terstruktur.
Mengetahui pengertian, ciri-ciri, dan fungsi surat dinas menjadi kunci penting untuk memahami bagaimana cara menyusun dan menggunakan surat dinas dengan tepat.
Apa itu Surat Dinas
Menurut definisi dari Modul Jurnal Ilmu Pendidikan LPMP Kalimantan Timur, surat dinas adalah komunikasi tertulis yang dibuat oleh badan perusahaan, organisasi, atau instansi tertentu. Selain itu, surat dinas mencakup segala komunikasi tertulis yang berhubungan dengan tugas dan kegiatan dinas suatu instansi. Surat dinas adalah alat untuk menyampaikan pemberitahuan, penjelasan, permintaan, atau pernyataan pendapat dalam konteks administrasi.
Ciri-ciri Surat Dinas
Ada beberapa ciri khas yang membedakan surat dinas dari surat lainnya. Pertama, surat dinas selalu ditulis atas nama pribadi atau lembaga yang resmi dan ditujukan ke lembaga serupa atau sebaliknya. Isinya juga bersifat resmi dan menggunakan bahasa yang singkat, jelas, serta terstruktur, berbeda dengan gaya lebih bebas yang umumnya terdapat pada surat pribadi.
Selain itu, format surat dinas dapat bermacam-macam, mulai dari lurus penuh hingga paragraf menggantung, bergantung pada keperluan dan kebijakan instansi terkait.
Jenis Surat Dinas
Surat dinas memiliki beragam jenis, berikut beberapa jenis surat dinas:
- surat keterangan
- undangan
- pengumuman
- kuasa
- perintah tugas
- pengantar
- permohonan izin
- lamaran pekerjaan
- keputusan
- notulen rapat
- berita acara
- surat perjanjian
Setiap jenis surat dinas memiliki struktur dan tujuan yang khusus sesuai dengan keperluannya masing-masing.
Fungsi Surat Dinas
Fungsi surat dinas sangatlah beragam. Selain sebagai alat komunikasi formal, surat dinas juga berperan sebagai bukti autentik, alat pengingat, bukti historis, pedoman kerja, serta dapat berfungsi sebagai duta atau wakil dari penulisnya.
Keberadaannya dalam dunia bisnis dan administrasi pemerintahan sangat penting untuk menjaga kejelasan, keberlanjutan, dan keteraturan informasi.
Perbedaan Surat Dinas dan Surat Pribadi
Perbedaan antara surat dinas dan surat pribadi sangatlah mencolok dari berbagai aspek, mulai dari sifat komunikasinya, tujuan penulisan, hingga struktur dan kegunaannya. Berikut ini adalah perbedaan utama antara surat dinas dan surat pribadi:
Sifat dan Tujuan Surat
- Surat Dinas: Surat dinas bersifat resmi dan digunakan dalam lingkup institusi, perusahaan, atau lembaga pemerintahan. Tujuannya umumnya terkait dengan kegiatan dinas, administratif, atau terkait tugas resmi. Isinya lebih formal, menggunakan bahasa yang baku, singkat, dan jelas.
- Surat Pribadi: Surat pribadi bersifat informal dan biasanya ditujukan kepada individu atau kelompok tertentu. Isinya lebih bebas, cenderung bersifat lebih personal, menggunakan bahasa yang lebih santai, dan terkadang penuh dengan ekspresi emosional.
Format dan Struktur Surat
- Surat Dinas: Surat dinas memiliki format yang terstruktur dan baku, seringkali dimulai dengan kepala surat yang mencantumkan identitas institusi atau lembaga, diikuti oleh nomor surat, lampiran, perihal, alamat tujuan, salam pembuka, paragraf pembuka, isi, penutup, salam penutup, tanda tangan, dan informasi jabatan atau tembusan.
- Surat Pribadi: Format surat pribadi lebih fleksibel dan tidak memiliki aturan kaku. Tidak selalu memiliki kepala surat, dan strukturnya tidak terikat pada susunan tertentu. Biasanya dimulai dengan salam, berisi narasi atau cerita, dan diakhiri dengan salam penutup.
Penggunaan Bahasa
- Surat Dinas: Bahasa yang digunakan pada surat dinas bersifat resmi, formal, dan lebih kaku. Lebih menekankan pada kejelasan informasi dan penggunaan kosakata yang tepat.
- Surat Pribadi: Bahasa yang digunakan dalam surat pribadi lebih bebas, lebih terbuka untuk ekspresi perasaan, dan terkadang mengandung ungkapan atau kata-kata yang lebih emosional.
Kepatuhan Aturan
- Surat Dinas: Surat dinas harus mematuhi aturan dan ketentuan tertentu yang telah ditetapkan oleh instansi atau lembaga terkait. Biasanya harus sesuai dengan pedoman resmi terkait penulisan surat.
- Surat Pribadi: Tidak terikat oleh aturan tertentu dalam penulisannya. Lebih tergantung pada preferensi dan keinginan pribadi penulis.
Lingkup dan Penggunaan
- Surat Dinas: Digunakan dalam lingkup formal dan resmi seperti bisnis, pemerintahan, institusi, organisasi, dan sebagainya untuk keperluan administratif dan komunikasi resmi.
- Surat Pribadi: Digunakan dalam lingkup personal antara individu atau kelompok tertentu, bisa untuk berbagai tujuan seperti menyampaikan salam, ungkapan perasaan, berbagi cerita, atau komunikasi informal lainnya.
Contoh Surat Dinas
SMA NEGERI 2 LAMONGAN
Jl. Veteran Raya no.37
No. Telp. 0322-311786
==================================================
Nomor : 016/SMA Lmg/XII/2012 Lamongan, 27 April 2012
Lampiran : 1 Lembar
Perihal : Pemberitahuan
Kepada
Yth, Bapak/Ibu/Orang Tua/Wali Murid
Di Lamongan
Dengan Hormat,
Agar terwujudnya keinginan anak-anak kami semua yaitu lulus dengan nilai yang sempurna, kami telah membuat suatu langkah agar anak-anak Ibu dan Bapak semua dapat lulus dengan hasil yang maksimal.
Harapan kami Bapak dan Ibu berkenan memberikan motivasi demi kesuksesan program belajar kami yaitu sukses mencapai UN. Acara ini akan kami selenggarakan pada:
Hari, tanggal : Jumat, 24 Mei 2013
Waktu : 08.00-12.00 WIB
Tempat : Aula Pertemuan Lt.2 SMAN 2 Lamongan
Motivator : Bpk. Fahmi Miftahul Huda
Tujuan dari acara ini adalah agar Bapak dan Ibu dapat memberikan motivasi dan dukungan semangat belajar kepada siswa. Dengan dukungan dari Bapak dan Ibu sekalian, kami berharap anak murid dapat lebih efisien mempergunakan waktu yang singkat ini untuk rajin belajar.
Sekian pemberitahuan dari kami. Atas perhatianyya kami ucapkan terima kasih.
Kepala Sekolah SMA Negri 2 Lamongan
Bpk. Sugeng Waryono
