Contoh dan Cara Membuat Surat Izin Sakit untuk Karyawan dan Siswa

Bisnis.com, JAKARTA - Surat izin sakit adalah dokumen yang berfungsi untuk menjelaskan bahwa seseorang perlu waktu istirahat dari aktivitas rutin mereka dengan alasan tubuh yang kurang fit.

Ketika membuat surat izin sakit, kita juga bisa melampirkan surat keterangan dokter apabila kita sudah memeriksakan diri ke dokter.

Selama beristirahat dirumah, kita bisa mengirimkan surat izin sakit kepada instansi tempat kita beraktivitas, entah itu di sekolah, di kantor ataupun universitas. Tujuannya untuk memberitahukan bahwa kita sedang sakit dan izin untuk tidak masuk selama sakit.

Struktur Surat Izin Sakit Secara Umum

Tanggal surat dan tempat ditulisnya surat.
Tujuan ke mana surat akan diberikan.
Salam pembuka.
Isi surat berdasarkan keterangan yang sesuai.
Salam penutup.
Nama yang bersangkutan dan tanda tangan.

Cara Membuat Surat Izin Tidak Masuk Kerja

1. Ikuti Format Surat Formal

Karena contoh surat izin sakit ingin diberikan kepada HRD atau manajemen perusahaan, tentunya harus dibuat dengan konsep dan format surat formal. Alasannya, agar surat yang kamu kirimkan terlihat lebih resmi dan profesional.

2. Menggunakan Bahasa Formal atau Baku

Dalam membuat surat izin, bahasa yang kamu gunakan harus formal dan baku, karena surat tersebut akan ditujukan kepada keperluan pekerjaan, sekaligus menunjukkan rasa hormat kepada bagian HRD.

3. Tanggal Izin Tidak Masuk Kerja

Satu hal penting yang harus ada dalam contoh surat izin tidak masuk kerja adalah tanggal izin kerja. Pastikan kamu mencantumkan tanggal dan hari kamu izin dengan benar dan tepat.

4. Identitas atau Data Diri

Selain tanggal izin, kamu juga wajib mencantumkan identitas atau data diri yang lengkap dan benar, meliputi nama lengkap, jabatan atau divisi dan nomor induk kepegawaian. Tujuannya untuk memudahkan pihak HRD bisa mendata izin kamu dengan jelas.

5. Tujuan Izin Kerja

Inilah yang nantinya akan menentukan contoh surat izin tidak masuk kerja yang kamu buat bisa diterima atau tidak. Pastikan kamu menulisnya dengan alasan yang logis dan benar.

6. Durasi Izin Kerja

Jika kamu sudah memiliki jangka waktu tertentu untuk izin tidak masuk kerja, pastikan kamu mencantumkannya di dalam surat izin tidak masuk kerja. Dengan begitu, pihak perusahaan bisa mengetahui tugas apa saja yang kamu tinggalkan selama tidak masuk kerja.

7. Pertimbangkan Memberi Alternatif

Dalam beberapa kasus, kamu bisa memberikan pertimbangan untuk menebus ketidakhadiran di tempat kerja tersebut. Misalkan, meskipun tidak bisa hadir di kantor, kamu tetap bisa bekerja secara remote dari rumah dan bisa dihubungi melalui email.

Alternatif lain yang bisa kamu pertimbangkan di dalam surat izin tidak masuk kerja adalah menjelaskan siapa orang yang bisa menjadi back up atau menggantikan posisi kamu selama kamu tidak hadir di kantor.

8. Ucapkan Terimakasih

Jangan lupa untuk mengucapkan rasa terima kasih kepada bagian yang bertanggung jawab (HRD atau manajemen perusahaan), sehingga akan tercipta hubungan kerja yang baik. Ucapkan terima kasih itu juga akan membuat pihak atasan merasa dihargai.

9. Mengecek Tipografi

Sebelum kamu mengirimkannya, sebaiknya perhatikan kembali surat yang sudah kamu tulis. Pastikan ada kesalahan penulisan yang membuat surat kamu menjadi kuang terkesan profesional. Perhatikan juga pemilihan kata dan struktur kalimat yang kamu gunakan, agar strukturnya singkat, padat dan jelas.

10. Kirimkan Surat

Terakhir, kamu tinggal mengirimkan surat tersebut ke instansi atau perusahaan tempat kamu bekerja. Jika ingin mengirimkannya sebagai hard copy, kamu bisa mencetaknya terlebih dahulu, kemudian baru ditandatangani. Sebaliknya, jika ingin mengirimkannya dalam bentuk digital (misalnya pdf), kamu bisa menambahkan tanda tangan digital di bagian akhir surat.

Contoh Surat Izin Sakit Lewat WA

1. Kepada Yth. Bapak/Ibu Guru Wali Kelas SD Pelita Harapan di Tempat.

Dengan hormat, saya selaku orang tua dari Dhany, kelas 6 B, ingin memberitahukan bahwa saat ini anak saya sedang sakit demam sehingga tidak bisa mengikuti kegiatan belajar mengajar di sekolah hingga dua hari kedepan. Untuk itu, kami mohon Bapak/Ibu Guru Wali Kelas agar memberikan izin untuk anak saya. Adapun hasil periksa dokter yang saya kirimkan bersama dengan pesan ini.

Demikian pesan yang dapat kami sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.

2. Kepada Yth. Bapak/Ibu Guru Wali Kelas SMP Taruna Nusantara di Tempat.

Dengan hormat, saya selaku orang tua dari Ismail kelas 8 A, ingin memberitahukan bahwa anak saya tidak bisa mengikuti kegiatan belajar mengajar pada Senin, 20 Februari 2023 dikarenakan mengalami sakit Demam. Untuk itu, kami mohon Bapak/Ibu Guru Wali Kelas dapat memberikan izin.

Demikian yang dapat kami sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu kami ucapkan terimakasih.