Bisnis.com, JAKARTA – Lowongan kerja dengan deskripsi purchasing semakin banyak dijumpai baik untuk sebagai anggota tim ataupun supervisor. Lalu sebenarnya apakah tugas divisi purchasing dan skill apa yang dibutuhkan?
Mengutip startup Bhinneka, Rabu (31/1/2024), purchasing atau dalam bahasa Indonesia sering disebut sebagai tim pembelian adalah tim yang memiliki peran sentral dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan, terutama bagi perusahaan manufaktur atau yang berfokus pada produksi barang dan jasa.
Tim purchasing memilikii tanggung jawab atas pengadaan barang atau jasa dari pihak ketiga, memastikan kebutuhan operasional terpenuhi dengan efisien. Secara rata-rata, perusahaan mengalokasikan hingga 70% pendapatannya untuk kegiatan pembelian, menunjukkan betapa pentingnya peran Purchasing dalam manajemen finansial.
Tugas Tim Purchasing
Proses pembelian menjadi salah satu kunci perusahaan untuk efisien namun efektif. Langkah-langkah tersebut mencakup perencanaan, pemilihan supplier yang tepat, penawaran dan negosiasi, serta penerbitan pesanan pembelian akhir.
1. Perencanaan
Sebelum melakukan pembelian, tim Purchasing terlibat dalam perencanaan menyeluruh. Ini melibatkan kolaborasi dengan departemen terkait untuk memahami kebutuhan bisnis dan faktor-faktor seperti batasan anggaran, rencana perusahaan ke depan, dan analisis Total Cost of Ownership (TCO). Analisis TCO dilakukan untuk membandingkan beberapa opsi berdasarkan rincian biaya yang terlibat.
2. Pemilihan Supplier yang Tepat
Setelah perencanaan selesai, langkah berikutnya adalah memilih supplier yang paling sesuai. Aspek-aspek seperti reputasi, stabilitas keuangan, lokasi yang dekat dengan perusahaan, dan kemampuan menyediakan dukungan teknis menjadi pertimbangan utama. Kerjasama jangka panjang dengan supplier dapat memberikan manfaat seperti penghematan waktu, biaya yang lebih rendah, pembayaran yang fleksibel, dan proses pengadaan yang lebih efisien.
Baca Juga
3. Penawaran dan Negosiasi
Tim Purchasing menginisiasi proses penawaran berdasarkan Request for Information (RFI). Dokumen RFI berisi tentang kemampuan supplier, biaya, rincian spesifikasi produk atau jasa, waktu pengiriman, dan persyaratan pembayaran. Negosiasi dilakukan untuk memastikan pemahaman saling antara perusahaan dan supplier, dengan kemungkinan penyesuaian sebelum membuat Memorandum of Understanding (MoU) atau Perjanjian Kerjasama.
4. Penerbitan Pesanan Pembelian
Setelah negosiasi selesai, tim Purchasing menerbitkan Pesanan Pembelian (PO) kepada supplier yang dipilih. Setelah barang atau jasa diterima, supplier menyampaikan faktur, dan Purchasing memproses pembayaran.
Peran dan Tanggung Jawab Purchasing
Tanggung jawab tim Purchasing melibatkan sejumlah tugas penting, antara lain:
- Membuat daftar kebutuhan barang dan jasa perusahaan.
- Mengkategorikan pembelian menjadi pembelian satu kali atau berlangganan.
- Meminta persetujuan manajemen untuk proses pengadaan.
- Melakukan analisis Total Cost of Ownership (TCO).
- Menyusun daftar supplier potensial.
- Menghubungi supplier untuk mendapatkan penawaran harga.
- Menganalisis penawaran dari supplier dan memilih yang paling menguntungkan.
- Bernegosiasi harga, fitur, biaya, dan waktu pengiriman dengan supplier.
- Membuat dan mengirimkan dokumen Pesanan Pembelian ke supplier.
- Melacak pengiriman dan memastikan kualitas barang/jasa sesuai kontrak.
- Menyimpan semua dokumen terkait pengadaan.
- Berkoordinasi dengan tim gudang untuk penyimpanan barang pesanan.
- Berkoordinasi dengan departemen keuangan untuk proses pembayaran.
- Melakukan evaluasi terhadap proses pembelian dan kinerja supplier.
Keterampilan/Skill yang Diperlukan untuk Staf Purchasing
Untuk berhasil di departemen Purchasing, individu perlu memiliki beragam keterampilan. Berikut skill yang harus dimiliki untuk posisi purchasing:
- Keterampilan komunikasi yang kuat untuk berinteraksi secara efektif dengan berbagai pemangku kepentingan.
- Keterampilan negosiasi untuk mendapatkan kesepakatan terbaik bagi perusahaan.
- Kemampuan membangun dan memelihara jaringan dengan supplier.
- Keterampilan manajemen dokumen untuk mengelola dokumen pengadaan dengan efisien.
- Pemahaman tentang sistem perpajakan untuk mengelola proses keuangan yang relevan.
- Keahlian dalam aplikasi kantor seperti Word, Excel, dan PowerPoint untuk penanganan dokumen digital.
Gaji Staf Purchasing
Sementara untuk gaji tim atau staff purchasing tidak terdapat angka yang solid. Untuk yang minim pengalaman seperti fresh graduate dapat saja digaji sesuai dengan upah minimum regional (UMR) masing-masing. Sedangkan untuk level berpengalaman gaji yang dibayarkan oleh perusahaan dapat dua hingga tiga digit sesuai dengan ukuran perusahaan dan tanggung jawab yang diberikan.
