Kabar24.com, JAKARTA- Arsip Nasional Republik Indonesia menemukan banyak permasalahan ketika melaksanakan audit dan pengawasan kearsipan sebagai proses dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar penyelenggaraan kearsipan.
Kepala Pusat Akreditasi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Rudi Anton menyampaikan pentingnya strategi pengawasan kearsipan sebelum terjun langsung ke lapangan untuk melakukan proses pengawasan kearsipan.
“Pengawasan kearsipan harus ada strateginya, jadi kalau kita bicara strategi pengawasan, harus dimulai dengan audit supaya kita punya peta kondisi penyelenggaraan kearsipan negara kita ini seperti apa”, ujarnya, Selasa (22/11/2016).
Dia menambahkan, dengan adanya audit, dapat memberi ruang bagi objek pengawasan untuk melakukan perubahan berdasarkan rekomendasi audit. “Karena tujuan pengawas kearsipan ANRI sebenarnya dalam konteks kelembagaan. Tujuannya bukan untuk menghukum, tapi bagaimana pencipta arsip melaksanakan pengelolaan arsip di lingkungan masing-masing secara prosedural dan sistemik”, jelasnya.
Adapun jenis pengawasan kearsipan terdiri atas pengawasan kearsipan eksternal dan pengawasan kearsipan internal. Pengawasan kearsipan eksternal dilaksanakan oleh ANRI terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan pemerintah provinsi. Sementara pengawasan kearsipan eksternal provinsi dilaksanakan oleh Gubernur melalui Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) terhadap pencipta arsip tingkat provinsi dan LKD kabupaten/kota
Sedangkan, pengawasan kearsipan internal dilaksanakan oleh LKD provinsi terhadap Satuan Kerja Perangkat Daearah (SKPD) provinsi; LKD kabupaten/kota terhadap SKPD kabupaten/kota; Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT) terhadap satuan kerja pada rektorat, fakultas, civitas akademika, dan unit dengan sebutan lain di lingkungan perguruan tinggi; dan unit kearsipan pada lembaga negara, BUMN, BUMD, organisasi kemasyarakatan dan organisasi politik terhadap unit pengolah dan unit kearsipan jenjang berikutnya sesuai wilayah kewenangannya
Aspek pengawasan kearsipan yang dilakukan oleh ANRI meliputi ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan bidang kearsipan dalam penetapan kebijakan kearsipan, program kearsipan, pengolahan arsip inaktif, penyusutan arsip, pengelolaan arsip statis, Sumber Daya Manusia (SDM) kearsipan kelembagaan, dan prasarana dan sarana
Menurutnya, Tim Pengawas Kearsipan ANRI memperoleh banyak temuan dan permasalahan-permasalahan terkait dengan belum tertibnya budaya pengarsipan. Banyak lembaga yang belum menyusun empat pilar pengelolaan arsip dinamis yang meliputi tata naskah Dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, dan sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip)
Permasalahan lain yang muncul antara lain seringnya mutasi di lembaga kearsipan daerah yang akan diandalkan sebagai pembina maupun pengawas sangat tinggi, sehingga SDM yang baru menggeluti dunia kearsipan berjalan kurang optimal. Hasil temuan-temuan permasalahan kearsipan yang mendasar atau signifkan akan disampaikan kepada Wakil Presiden dalam bentuk Laporan Hasil Pengawasan Kearsipan Nasional (LHPKN)
Selain masalah SDM, salah satu temuan yang cukup signifikan untuk turut serta menjadi sebab pengelolaan arsip yang kurang baik adalah sarana dan prasarana yang tidak memadai. Menurutnya, sangat naif mengharapkan pengelolaan arsip statis akan berjalan dengan baik manakala sarana utama yaitu Depot Arsip Statis tidak tersedia pada LKD Provinsi
“Dengan adanya audit dan pengawasan kearsipan, diharapkan dapat terwujud pengelolaan kearsipan yang lebih baik. Terciptanya budaya tertib arsip yang berkesinambungan dan mendorong pencipta arsip dan lembaga kearsipan untuk menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan prinsip, kaidah, standar kearsipan, dan peraturan perundangan yang berlaku. Dengan demikian dapat terwujud akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan dan menjaga memori kolektif bangsa,” tuturnya.
