Bisnis.com JAKARTA - Arahan bekerja dari rumah atau work from home (WFH) langsung membuat sejumlah perusahaan berinovasi melakukan modifikasi sistem kerja agar tetap menjaga performa karyawannya.
Pada Minggu (15/3), Presiden Joko Widodo mengumumkan bahwa salah satu upaya menekan penyebaran virus corona atau Covid-19 adalah dengan melakukan social distancing. “Saatnya kerja dari rumah, belajar dari rumah, dan ibadah di rumah,” tandasnya.
Bahkan, pemerintah telah memberikan imbauan kepada seluruh aparatur sipil negara atau ASN baik di pusat maupun daerah untuk menerapkan hal yang sama.
Salah satunya yang dilakukan oleh Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT). Seiring dikeluarkannya surat edaran dari Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Menpan-RB), BPPT memberlakukan work from home bagi karyawannya dengan ditunjang sistem presensi digital yang dinamai Fabiola.
Berdasarkan akun twitter resminya, sistem presensi digital Fabiola diterapkan untuk menjaga produktivitas ASN di lingkungan BPPT. Penggunaan sistem ini berdasarkan deteksi wajah dan lokasi ASN berada.
Aplikasi Fabiola memiliki sejumlah fitur seperti penugasan langsung dan pelaporan kegiatan harian. Jadi, ASN akan selalu terpantau menjalankan WFH sesuai instruksi.
Baca Juga
Lalu, bagaimana dengan penerapan WFH di perusahaan swasta?
PT Trimars Perkasa Abadi (Investindo), perusahaan yang bergerak di bidang penerjemahan dokumen hukum ini, cukup inovatif dalam menerapkan WFH.
Meidini Hutagalung, Direktur Investindo, mengatakan tim penerjemah sudah biasa bekerja di rumah dan hanya diminta untuk bertemu di kantor seminggu sekali. Adapun yang harus masuk kantor setiap hari adalah tim bisnis.
Ketika berita mengenai meluasnya paparan terhadap virus Corona, perusahaan sudah membahas pelaksanaan kerja dari rumah juga untuk tim bisnis.
Awalnya ketika ide ini diutarakan, beberapa anggota tim bisnis menolak karena berbagai kekhawatiran. Sebagian menolak karena keterbatasan ruangan di rumahnya; sebagian takut internet macet; sebagian karena takut tidak bisa berkonsentrasi; sebagian lagi sekadar karena tidak terbiasa dengan ide bekerja di rumah.
Alhasil, perusahaan telah menetapkan WFH beberapa hari ke depan. Guna mengantisipasi dampak pada kinerja karyawan, perusahaan menyiapkan satu unit apartemen di Jakarta Selatan sebagai kantor darurat agar salah satu karyawan dapat tinggal di apartemen dan tidak perlu pulang pergi ke rumah.
Karyawan ini dilatih agar dapat mengerjakan tugas-tugas administratif karyawan yang lain seperti mencetak dokumen dan mengirimkan invoice.
Masing-masing karyawan mendapatkan fasilitas penggantian biaya untuk membeli multivitamin, masker, dan cairan antiseptik yang jumlahnya cukup untuk dikonsumsi selama satu bulan.
Adapun bagi yang bekerja dari rumah, masing-masing dibekali dengan peralatan yang memadai seperti modem, TWS (True Wireless Stereo) earphone, stand untuk telepon selular, laptop dengan software sesuai yang dibutuhkan masing-masing karyawan, peralatan kantor sesuai dengan kebutuhan dan tanggung jawab masing-masing karyawan.
Meidini juga menetapkan pertemuan virtual melalui konferensi video setiap pukul 8.30, 13.00, dan sore 17.00.
Bahkan, guna memotivasi kerja karyawan di tengah kabar merebaknya virus, perusahaan juga mengadakan kompetisi untuk menghias tempat kerja di rumah dengan hadiah uang.
“Dengan segala persiapan dan fasilitas yang kami berikan, seharusnya karyawan tidak memiliki alasan untuk tidak bekerja sesuai dengan tanggung jawab yang dimiliki oleh masing-masing,” tuturnya.
Krusial di sektor finansial
Di lini sektor finansial, mungkin agak krusial jika perusahaan pembiayaan atau perbankan tidak melakukan kegiatan collection atau penagihan secara tatap muka. Hal ini dapat berdampak pada kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Namun, ternyata hal itu tetap bisa diatasi dengan menggunakan sistem officeless seperti yang diterapkan PT Mandiri Tunas Finance (MTF).
Direktur MTF, Harjanto Tjitohardjojo, mengatakan sengaja membagi tiga kategori dalam menangani konsumen maupun dilernya.
Tim supporting yang biasa bekerja office hour di kantor seperti kasir dan operasional yang lain akan bergantian bekerja di rumah dan di kantor. Bagi karyawan di rumah dapat melakukan absen via aplikasi dan wajib standby.
Sementara untuk tim collection dan sales diberlakukan WBO atau work by order. Kendati tetap harus ke lapangan, waktunya tidak lama dan tidak wajib masuk kantor.
“WBO dan WFH tidak wajib ke kantor cabang, mereka bisa sign in absen melalui online HC-Easy via smartphone,” katanya kepada Bisnis, Selasa (17/3).
Proses collection dilakukan melalui telepon atau telecollection. Saat customer akan menyetor, tim collection baru akan mendatangi customer dan menyetor ke ATM atau melalui kantor Pos, Alfamart, Indomart, dan lainnya.
Bagi yang ke lapangan, perusahaan menyediakan alat perlindungan diri (ADP) seperti masker dan lainnya agar menjaga kondisi tubuh para tim.
Rapat-rapat yang dilakukan secara berkala juga sudah dibatasi dengan menggunakan video conference.
